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電子采購從今天開始
作者：佚名 日期：2001-6-27 字體：[大] [中] [小]
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通用電氣公司估計：在不久的將來，公司通過電子采購將每年節(jié)約100億美元。如果你的公司至今還沒有開始嘗試，那就趕緊行動起來吧。
電子采購對于電子商務(wù)而言，就像籃球比賽中的摜籃一樣，是最引人入勝的部分。它簡單、快捷、充滿樂趣，當(dāng)然還有誘人的利潤。事實上，已經(jīng)有許多公司開始在網(wǎng)上進(jìn)行至少是部分的采購，節(jié)省的效果令人側(cè)目：間接貨物的成本降低了20％～30％，直接材料的成本降低了0．5％～2％，要知道大多數(shù)公司通常在直接采購方面都有一套行之有效的程序。除了上述“節(jié)省”的好處以外，一些先行一步的公司也已經(jīng)意識到了電子采購的其他優(yōu)勢，如對產(chǎn)品和服務(wù)更廣泛的挑選余地；供應(yīng)商分布地域更為擴大；供應(yīng)商的服務(wù)也更為完善。
然而并不是所有人都認(rèn)為電子采購是件輕而易舉的事情。一些試著在網(wǎng)上進(jìn)行采購的公司發(fā)現(xiàn)它們遇到了來自供應(yīng)商以及公司內(nèi)部采購或工程部門的阻力。還有很多公司則說，它們確實是打算參與進(jìn)來，但卻又不知道該從何入手。
以下的五步曲將助你起步，并步入正軌。
舉辦一次拍賣
初涉網(wǎng)海，先從無關(guān)大局的生意做起——比方說，產(chǎn)品包裝或者某種不太重要的服務(wù)。通過一家服務(wù)供應(yīng)商（如FreeMarkets或某些財團(tuán)的交易市場）來舉辦一場拍賣會，也就是說，這種拍賣是由買方而非賣方發(fā)起，因此在拍賣中報盤價也通常會越報越低。
有一種方法在交易時通常是非常有力的，那就是對想要購買的貨物進(jìn)行詳細(xì)描述，但即使買不到也無所謂。例如：在報價時對所拍物品提出詳細(xì)要求后，一位金屬商品的買家發(fā)現(xiàn)，除了供應(yīng)貨物本身以外，供應(yīng)商還會提供一套非常有價值的相關(guān)服務(wù)，如技術(shù)上的建議、準(zhǔn)確的發(fā)貨時間及海關(guān)提單的條款。買方也將從中認(rèn)識到，他可以選擇將這些服務(wù)寫入拍賣的條款中，也可以選擇放棄這些服務(wù)及其帶來種種好處，主動權(quán)握在自己手中。根據(jù)我們的經(jīng)驗，一場精心策劃的拍賣，除了壓低價格的功效以外，通常都會幫助買家明確交易中需要重視的價值所在以及他真正想要購買的東西。
用“電子采購”工具
集約你的“開銷”
許多公司已經(jīng)開始通過戰(zhàn)略性采購提議來集約aggregate使用其采購撥款，但是對除此以外的一些支出（例如保養(yǎng)、維修及運營）卻并沒有進(jìn)行集約。讓我們這樣來想一想，你的機構(gòu)里光書寫工具這一項——鋼筆、鉛筆、圓珠筆、標(biāo)記筆等等，就購買了多少不同的種類及品牌呢？又是從多少商家手中買到的呢？對于一家大公司來說，即使一種再普通不過的物品，買上五十多個種類、五十多種牌子也不是什么稀罕事。
那么，還是先從那些次要的買賣開始吧。首先弄明白你到底想買什么，然后對你的采購進(jìn)行集約。很多軟件商，例如Commerce One和Ariba，可以為你的機構(gòu)提供必要的軟件，你可以方便地使用這些軟件對采購交易進(jìn)行集約，即使買賣雙方相隔萬里也毫不費力。
一旦你清楚了自己需要買什么，要買多少，就可以根據(jù)你的采購標(biāo)準(zhǔn)來爭取優(yōu)惠的價格及交貨條款了——就像傳統(tǒng)的非電子方式一樣。波士頓顧問公司對一些主要公司的調(diào)研結(jié)果顯示，光是“集約”這一項就可以節(jié)省5％至10％的支出，還不包括通過其他方法節(jié)省的開支。盡管集約并不一定需要使用電子商務(wù)，但是電子商務(wù)的參與無疑會使集約工作更加方便、快捷和廉價。電子商務(wù)為產(chǎn)品及產(chǎn)地的匯總選購注入了新的活力，而以前要想進(jìn)行匯總采購的話，從開支角度考慮是絕對不合算的。
參與全球冒險
大多數(shù)為拍賣活動提供全面服務(wù)的公司，以及許多財團(tuán)交易市場正在建立大型的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中涵蓋了供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品、供應(yīng)商能力及提供的服務(wù)等各個方面。隨著數(shù)據(jù)庫的不斷擴展，它們還將收錄日益擴大的供應(yīng)商群體的更具體信息。這樣的資源，加上大多數(shù)公司現(xiàn)有的賣方資格檢驗程序，可以極大地拓展合乎要求的供應(yīng)商范圍。因此，供應(yīng)商數(shù)量增加個三到五倍也不足為奇。
假如你把開展貿(mào)易的范圍稍稍擴展一點，那么節(jié)省的效果可能會令你大吃一驚。例如：一家《財富》100強企業(yè)已開始從中國直接購買許多工具；而另一家則已開始從中東地區(qū)購買紙板箱包裝的產(chǎn)品了。這兩個個例中，買方在轉(zhuǎn)向電子渠道交易后，擴展了可選擇的供應(yīng)商范圍，從而建立起了信心，并將在將來的貿(mào)易中把范圍進(jìn)一步擴大。通過在廣泛的區(qū)域進(jìn)行搜索，使得買方在購買產(chǎn)品及作出選擇時有了更大的比較余地，有時這甚至?xí)䦷?0％以上節(jié)省的巨大效益。
檢查供應(yīng)商的“電子準(zhǔn)備”情況
讓你的供應(yīng)商在網(wǎng)上與你進(jìn)行合作可以帶來非常可觀的效益。正如Cisco和Dell公司所顯示的：低廉的開支、無多余環(huán)節(jié)的過程，以及較短的訂貨和交貨間隔，都可以成為有力的競爭武器。那么，第一步就是先確定你和你的供應(yīng)商目前所處的位置�？梢酝ㄟ^以下幾個問題來分析你的供應(yīng)商群體中每一個公司的情況：
我們目前是否已開展了電子業(yè)務(wù)？如果是的話，采購活動中的哪個部分是電子化的？
哪些功能已經(jīng)在網(wǎng)上使用了？信息共享？談判？合同管理？訂購狀況管理？訂單接收與確認(rèn)？支付？
實現(xiàn)“系統(tǒng)對系統(tǒng)”交易還需要多少時間，我們還需要具體做哪些工作才能實現(xiàn)這個目標(biāo)？
挑選合適的領(lǐng)導(dǎo)者
每一項成功的創(chuàng)新事業(yè)都需要一位領(lǐng)導(dǎo)者。你的采購部門正需要這樣一位帶頭人。然而，在機構(gòu)的核心領(lǐng)導(dǎo)層中卻不一定能找到合適的人選。這是因為：向電子采購的轉(zhuǎn)變會威脅到現(xiàn)有的行為方式，也可能導(dǎo)致與供應(yīng)商之間的關(guān)系緊張。
合適的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)是一位具有戰(zhàn)略眼光、了解公司應(yīng)該購買何種產(chǎn)品的人。他應(yīng)該知道：什么樣的產(chǎn)品是（或者可以成為）商品；哪些產(chǎn)品的確與眾不同并且需要供應(yīng)商的切實合作。一些公司已經(jīng)采取了措施對采購活動進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)分析，其目的之一是希望增加公司準(zhǔn)備轉(zhuǎn)向拍賣的產(chǎn)品份額。需要指出的是，做出這些決定的時候應(yīng)該小心謹(jǐn)慎一些，并應(yīng)對計劃進(jìn)行周密的論證，因為你很可能會因此招致一些長期供應(yīng)商的不滿，甚至你自己的一些買家也會感覺不快。我們曾經(jīng)看到一些大有可為的網(wǎng)上購買活動因為采購部門的不情愿而難以開展。
成功領(lǐng)導(dǎo)者的另一個特征是他擺脫“固定模式”的能力。大多數(shù)的采購部門是用壓低價格的百分率來衡量成績的。一次成功拍賣帶來的價格大幅度的降低往往會引發(fā)類似疑問：“為什么我們過去會多付那么多錢？”一位公司經(jīng)理在聽說他的一個買家通過拍賣降低了25％的支出時，第一反應(yīng)是：“這個人被解雇了嗎？”電子采購領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該對機構(gòu)內(nèi)其他人員進(jìn)行指導(dǎo)，介紹這些新工具（電子采購）前所未有的巨大威力，還應(yīng)該有勇氣面對來自各方面的阻力。
最后，這位領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該知道何時何地需要超越電子采購，向“電子供應(yīng)鏈”邁進(jìn)。對于很多公司而言，電子采購帶來的最大好處并不僅僅是采購價的降低，而是整個價值鏈中新的合作層次，以及從產(chǎn)品開發(fā)到生產(chǎn)和銷售以及客戶關(guān)系管理的全方位提升。使用電子采購工具與供應(yīng)商、分銷商及顧客進(jìn)行全面合作的能力將決定未來的優(yōu)勝劣汰。一個稱職的電子采購領(lǐng)導(dǎo)者不僅能夠在今天為公司節(jié)約開支，還應(yīng)該有能力創(chuàng)建新的“供應(yīng)鏈”以贏得明天的勝利。 （James P． Andrew）